Datenschutzerklärung

Einzelne mit […] gekennzeichnete Angaben (konkrete Auftragsverarbeiter und Verträge) werden vor dem öffentlichen Bezahl-Start ergänzt.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

Marius Erdmann (kontiTec)
Brunnenstraße 1a, 56459 Langenhahn, Deutschland
E-Mail: info@86e.de · Telefon: +49 152 53622816

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht erforderlich und daher nicht benannt. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Überblick

gruenki ist ein KI-Chat-Dienst. Wir verarbeiten nur die Daten, die für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind. Deine Inhalte werden in Deutschland verarbeitet und gespeichert, persönliche Inhalte liegen feldverschlüsselt (verschlüsselt im Ruhezustand) in der Datenbank. Wir verwenden deine Inhalte nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und trainieren damit keine KI-Modelle.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: E-Mail-Adresse und Passwort (nur als Hash gespeichert); bei Anmeldung über Google die von Google bereitgestellte Kennung.
• Chat-Inhalte: deine Nachrichten und die Antworten des Assistenten, dein dauerhaftes Gedächtnis, Erinnerungen und To-dos.
• Hochgeladene Dateien: Dokumente und Bilder, die du zur Verarbeitung hochlädst, sowie daraus extrahierte Texte.
• Team-/Organisationsdaten: Mitgliedschaften, Rollen und gemeinsam genutzte Inhalte (z. B. Team-Wissensbasis).
• Technische Daten: für den Betrieb notwendige Protokolldaten des Servers.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten diese Daten, um dir den Dienst bereitzustellen (Vertragserfüllung bzw. Nutzungsverhältnis, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Gewährleistung von IT-Sicherheit und stabilem Betrieb (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen und zu dieser Datenschutzerklärung dokumentieren wir als Nachweis (Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Soweit für einzelne, optionale Verarbeitungen eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt diese auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und ist jederzeit widerrufbar. Die Bereitstellung der Kontodaten (E-Mail) ist für die Registrierung und Nutzung des Dienstes erforderlich; Chat-Inhalte und Uploads stellst du freiwillig bereit.

5. Speicherort und Sicherheit

Deine Daten werden in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Persönliche Inhalte werden feldverschlüsselt abgelegt (verschlüsselt im Ruhezustand). Die Daten verschiedener Nutzer und Teams sind technisch streng voneinander getrennt (Mandantentrennung). Die Verbindung erfolgt verschlüsselt (HTTPS).

6. Auftragsverarbeiter und Drittdienste

Zur Erbringung einzelner Funktionen setzen wir Dienstleister ein, die in unserem Auftrag arbeiten:

• KI-Sprachmodell: Im Zielbetrieb werden die KI-Antworten auf eigener Hardware des Betreibers in Deutschland erzeugt. In der aktuellen Vorab-/Pilotphase kann hierfür vorübergehend ein externer Cloud-Dienst eingesetzt werden. [Konkreten Anbieter, Auftragsverarbeitungsvertrag und – bei Verarbeitung außerhalb der EU – geeignete Garantien gem. Art. 44 ff. DSGVO vor dem öffentlichen Start hier benennen.]
• Google-Anmeldung (optional): Wenn Sie sich mit Google anmelden, übermittelt Google an uns eine Kennung und Ihre E-Mail-Adresse zur Authentifizierung. Anbieter ist die Google Ireland Limited; dabei kann eine Verarbeitung in den USA durch Google LLC stattfinden (Grundlage: EU-Standardvertragsklauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework, Art. 44 ff. DSGVO). Die Google-Anmeldung ist freiwillig – alternativ steht die Anmeldung mit E-Mail und Passwort zur Verfügung.
• Web-Suche: Für die Recherchefunktion werden Suchanfragen an eine europäische Such-Engine (auf Basis von Ecosia und Qwant) übermittelt – bewusst kein US-Dienst. [Anbieter, Vertrag und Standort konkretisieren.]
• Server-Hosting: STRATO GmbH, Berlin (Rechenzentrum in Deutschland, mit Ökostrom betrieben). [Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Hoster vor Launch abschließen/hinterlegen.]

7. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen keine Werbe- oder Tracking-Cookies ein. Für die Anmeldung wird ein technisch notwendiges Merkmal im lokalen Speicher deines Browsers (Local Storage) abgelegt, damit du angemeldet bleibst (§ 25 Abs. 2 TDDDG – technisch erforderlich).

8. Protokollierung (Sicherheits-/Zugriffsprotokoll)

Zur Gewährleistung der Sicherheit (Art. 32 DSGVO) protokollieren wir sicherheitsrelevante Ereignisse – z. B. Anmeldungen, Konto- und Rollenänderungen, Passwortänderungen sowie Export- und Löschanfragen. Dieses Protokoll enthält ausschließlich Metadaten (Zeitpunkt, betroffenes Konto, Art der Aktion) und keine Inhalte deiner Nachrichten oder Dateien. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f i. V. m. Art. 32 DSGVO). Diese Protokolle werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

9. Speicherdauer und Löschfristen

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist (Speicherbegrenzung, Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Konkret:

• Konto und zugehörige Inhalte (Chats, Gedächtnis, Dateien, To-dos): solange dein Konto besteht. Du kannst sie jederzeit selbst löschen.
• Inaktive Konten: Nach 24 Monaten ohne Nutzung wird dein Konto zur Löschung vorgemerkt; die endgültige Löschung erfolgt frühestens 30 Tage später. Jede erneute Anmeldung oder Nutzung hebt die Vormerkung auf.
• Quittierte Erinnerungen: 90 Tage nach Fälligkeit. Offene und zukünftige Erinnerungen bleiben erhalten.
• Abgeschlossene Recherche-Berichte: 180 Tage.
• Nicht angenommene Team-Einladungen: 30 Tage.
• Sicherheits-/Zugriffsprotokoll: 90 Tage (siehe Abschnitt 8).
• Inkognito-Modus: Gespräche werden nicht gespeichert.

10. Einwilligung und Nachweis

Bei der Registrierung dokumentieren wir, dass und wann du den Nutzungsbedingungen und dieser Datenschutzerklärung in der jeweils gültigen Fassung zugestimmt hast (Versionsstand und Zeitpunkt). Werden diese Dokumente aktualisiert, bitten wir dich beim nächsten Login erneut um Bestätigung. Dies dient der Nachweisbarkeit (Art. 5 Abs. 2 DSGVO).

11. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Einen vollständigen Export deiner Daten sowie die Löschung deines Kontos kannst du jederzeit direkt im Dienst auslösen.

Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz (LfDI RLP), Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz – du kannst dich aber an jede Aufsichtsbehörde wenden.

12. Automatisierte Entscheidungen und KI-Hinweis

Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt. Hinweis: Die Antworten des KI-Assistenten werden automatisiert erzeugt, können fehlerhaft sein und stellen keine verbindlichen Entscheidungen oder fachliche Beratung dar.

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